Systemy elektronicznej archiwizacji danych

Elektroniczna archiwizacja danych jest obecnie standardem w polskim biznesie. Na rynku funkcjonuje wiele konkurencyjnych rozwiązań informatycznych służących do elektronicznego przetwarzania danych. Samo zarządzanie dokumentami może być bardzo efektywne i proste jeśli firma dobierze właściwe narzędzia. Profesjonalne oprogramowanie odpowiedzialne za kwestie takie jak elektroniczna archiwizacja dokumentów powinno sprawnie obsługiwać zadania takie jak archiwizacja czy skanowanie. Każdy dokument powinien być archiwizowany bez żadnych modyfikacji. Stosowane oprogramowanie powinno gwarantować pełne bezpieczeństwo przechowywanych materiałów, żaden dokument nie może zaginąć.

Poza tym elektroniczne dokumenty muszą być przechowywane tak aby odnalezienie jednej, konkretnej sztuki nie przysparzało żadnych większych problemów. Dobry system archiwizacji dokumentów posiada możliwość przeglądania dokumentów przez większą liczbę użytkowników naraz. Poza tym solidne rozwiązania tego typu powinny zapewniać niezmienność informacji, które są przesyłane przez pracowników firmy poprzez pocztę elektroniczną. Zaawansowane systemy do elektronicznej archiwizacji danych posiadają specjalne moduły odpowiadające za archiwizację dokumentów przesyłanych za pomocą poczty korporacyjnej.

Zazwyczaj moduły tego typu posiadają możliwość archiwizowania poczty w czasie rzeczywistym na zewnętrznym serwerze dzięki czemu serwery pocztowe zostają odciążone a czas niezbędny do tego aby stworzyć archiwum zostaje skrócony. Inne moduły które często stosowane są w systemach służących do elektronicznego przetwarzania danych służą między innymi do archiwizacji dokumentów multimedialnych czy też danych gromadzonych przez użytkowników w postaci plikowej.